STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

ISLAMIC STUDIES OF ECONOMICS-GROUP

2006-2007

1. Birokrasi

No.	Kegiatan	Tujuan	Otorisasi	Keterangan
12	Permohonan Dana	Gubernur/ Walikota / bupati	Koordinator Regional	Acara tingkat Komsat otorisasi dilakukan oleh PH regional di masing2 komsat dengan atas nama dan sepengetahuan koreg
13	Permohonan Dana	Perusahaan
14	Permohonan Izin Kunjungan	Perusahaan

2. Keuangan

a. Regional

Keuangan regional terdiri dari :

i. Iuran sukarela dari delegasi KSEI (perorangan) di setiap acara regional (mureg, telmireg)

ii. Bagi hasil dari kegiatan tingkat regional yang melibatkan PH regional yang sebelumnya sudah disepakati nisbah bagi hasilnya antara PH sebagai SC dan Komisariat/ KSEI sebagai OC

b. Komisariat

Keuangan Komisariat terdiri dari :

I. Iuran sukarela dari delegasi KSEI (perorangan) di setiap acara komisariat (minimal 1 bulan sekali)

II. Sumber lain yang ditentukan dan disepakati di tingkat komisariat

c. Laporan

Laporan terdiri dari :

i. Laporan rutin

Dilaporkan ketua komisariat kepada koordinator regional setiap dua bulan sekali yang meliputi semua acara yang dilakukan di tingkat komisariat. Dead line pelaporan adalah setiap tanggal terakhir bulan genap yang dimulai setelah Musyawarah Regional yang pertama di setiap periode kepengurusan.

ii. Laporan per kegiatan

Dilaporkan oleh ketua panitia kepada sekretaris regional dan sekretaris komisariat maksimal 1 bulan setelah ada otorisasi PH regional/ 1 minggu setelah acara berakhir.

III. Keterlambatan pelaporan akan dikenakan iqob sebesar Rp500,- yang akan dimasukan ke dalam kas regional yang dikelola oleh bendahara regional.

IV. Pembakuan format Laporan kegiatan, Laporan keuangan

Nama KSEI	:	PROGRES
Alamat	:	STEI TAZKIA, lt IV Jln. Mabes TNI No. I Cibubur, Jakarta Timur, Kode Pos : 13870
No Lap	:	VII
Tgl / Bln	:	02 / Februari 2005

Assalamu'alaikum warahmatullahi Wabarakatuh

Bismillahirrohmanirrohim. Alhamdulillahirobbil'alamin. Segala puji bagi Allah SWT yang telah mengadakan segala sesuatu disertai kelembutan kekuasaan-Nya dan keunikan ciptaan-Nya. Shalawat berangkai salam semoga tetap tercurahkan kepada sang pelita kehidupan, pembebas manusia dari gelapnya kebodohan, Nabi besar Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat dan seluruh pengikutnya yang senantiasa istiqomah dan selalu merindukan bertemu wajah kekasih abadi, Allah SWT.

NO	ACTIVITIES	PIC	ACHIEVEMENT/ MONTH		PROBLEMS IDENTIFICATION	CORRECTIVE ACTION	NOTE
			PLAN	ACTUAL
A. PROGRAM
I	Kajian Ekonomi Islam	Ahmad Faiz	4 x	3 x	waktunya berbenturan dengan liqo' tarbiyah	harus ada rapat koordinasi denga para anggota	Februari, 02
	Figh muamalah	Umar	4 x	2 x	pembicara sering tidak datang	mencari instruktur baru	Februari, 02
	Training Perbankan
II	Seminar Nasional	Azis	1 x / Th (12 bl/12 bl)	2bl / 12bl	panitia kurang koordinasi	harus ada rapat rutin panitia	Februari, 05
III	Islamic Economics goes to School	Abdul	2 x / bl	1x /bl	dana tidak mencukupi	mencari sponsor baru	Februari, 27
B. FINANCIAL
I	Iuran Anggota	Faisal	100.000	40.000	berbarengan dengan adanya penggalangan dana untuk Aceh	diingatkan kembali untuk membayar iuran bulanan	Februari, 03
II	Bisnis aksesori FoSSEI	Fatimah	200.000	130.000	ukhti Fatimah sakit selama 15 hari	perlu adanya wakil untuk mendampingi	FoSSEI Februari, 02
III	Donasi	Amir	100.000	40.000	Tidak ada donatur baru	Inventarisir alumni yang sudah bekerja	Februari, 09
C. SUMBER DAYA INSANI
I	Rekrutmen	Adil	5 orang	2 orang	kurang aktif dalam mendekati calon- calon anggota baru	perlu dilatih dalam metode perekrutan anggota baru	Februari, 05
II	Kaderisasi
	Mabit	Ahmad	150 orang	70 orang	Tempatnya jauh dari	Kedepan Mabit akan dilakukan dekat domisili anggota	Februari, 20
	Basic Training I	Jauhar	2 x / th (12bl /6 bl)	2 bl/ 6 bl	Materi training belum siap	bentuk tim penyusun khusus penyusun materi training	Februari, 15
	Pengurus Award	Najma	12bl/ 6 bl	2 bl/ 6 bl	Kriteria dan calon belum ditetapkan, mekanisme penjurian	Membentuk tim untuk persiapan award pertama	Februari, 23
D. MANAJEMEN ORGANISASI
	Rapat Ahadan	Fatah	4 x	1x	Ketua sangat sibuk dengan kesibukan lain sehingga anggota menjadi malas	Rapat tidak selalu harus dipimpin ketua, bentuk kordinator rapat	Februari,04
	Rapat Bulanan	Zainal	1 x	Nihil	Ketua pulang kampong	perlu pendelegasian yang jelas untuk memimpin rapat	Februari, 6
	Studi Banding	Farhan	2 x/ th (12bl/ 6bl)	(2 per 6)	Tujuan studi banding belum ditetapkan, Dana belum tersedia	Tujuan segera ditetapkan dalam rapat ahadan, peserta di pungut biaya transportasi	Februari, 05
	Audiensi	Afdhal	12 x (12 bl/ 1bl)	I x (12 bl/2bl)	Kurang efektif karena belum persiapkan materi	10 hari sebelum audiensi materi telah dirapatkan	Februari, 21
E. JARINGAN DAN KOMUNIKASI
	Networking	Iman	2 lembaga	Nihil	PIC/ PJ sangat sibuk	perlu diangkat wakil atau asisten	Februari, 10
	Penyebaran Leaflet & Brosur	Iqbal	1x / event	Nihil	Brosur dan leaflet sudah habis	segera buat desain baru dan dicetak	Februari, 05
	Silaturrahmi	Faris	4 x	1 x	akhi faris dirawat dirumah sakit	wakil atau staf harus mampu menggantikan posisi	Februari, 06

Demikian laporan bulanan ini kami buat dengan sesungguhnya sebagai informasi mengenai kondisi KSEI kami untuk dijadikan landasan pengambilan keputusan strategis oleh manajemen pusat Forum Silaturrahmi Studi Ekonomi Islam (FoSSEI). Semoga kita lebih dapat mengokohkan ukhuwah islamiyah dan berjuang besama dalam menegakkan ekonomi islam dibumi indonesia.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Hormat kami,

Ketua KSEI

Tembusan:

1. Pembina KSEI

2. Ketua Departemen

3. Presnas FoSSEI

4. Dan lain- lain

Format Laporan Keuangan ( selain dilaporkan ke sekretaris juga disampaikan ke bendahara regional)

Laporan keuangan dibuat dalam bentuk income statement

3. Administrasi FoSSEI Jateng

a. Korespondensi

Adapun ketentuan-ketentuan dalam hal korespondensi adalah sebagai berikut:

Ketentuan Surat Keluar

i. Dalam pembuatan surat, disesuaikan dengan ketentuan umum, meliputi : kop surat, nomor surat, perihal, lampiran, tanggal pembuatan surat, tujuan , dst (contoh terlampir)

ii. Regional : sebelum pembuatan surat panitia kegiatan harap berkoordinasi dengan sekretaris regional untuk mendapatkan penomoran surat

Komisariat : untuk kegiatan tingkat komisariat panitia kegiatan harap berkoordinasi dengan sekretaris komisariat untuk mendapatkan penomoran surat

iii. Setiap surat yang keluar wajib diarsipkan dalam bentuk softcopy (dikirimkan ke sekretaris regional bersamaan dengan laporan kegiatan), dianjurkan dibuat pula arsip dalam bentuk hardcopy

iv. Pembuatan surat dilakukan oleh sekretaris kegiatan, untuk surat tingkat regional/ komisariat dilakukan oleh sekretaris regional/komisariat.

Ketentuan Surat Masuk

i. Penanggung jawab umum adalah sekretaris regional

ii. Surat masuk di tingkat komisariat harap di list dan dilaporkan ke sekretaris regional setiap dua bulan maksimal tanggal terakhir bulan genap setelah musyawarah regional I.

Pembakuan Nomor surat

i. AAA/B/FoSSEI/C/D

Keterangan :

A : Nomor Surat terdiri dari 3 digit

B : Nama Singkatan

Untuk :

Regional Jawa Tengah : Jateng

Komisariat Semarang : SMG

Komisariat Surakarta : SKA

Komisariat Purwokerto : PWT

C : Nama bulan menggunakan huruf romawi

D : Tahun (menggunakan angka arab)

Contoh : 001/Jateng/FoSSEI/IV/2006

ii. Untuk kegiatan dapat menggunakan nomor surat sendiri. Dengan ketentuan sama seperti diatas, hanya point B diganti dengan nama kegiatannya dan point FoSSEI ditambahkan regional/ komisariat dimana tempat kegiatan berlangsung.

Contoh : 001/Kamnas/FoSSEI-PWT/X/2007

b. Pendokumentasian kegiatan

Setiap kegiatan harap didokumentasikan dalam bentuk foto, video, maupun dalam bentuk lainnya. Hasil dokumentasi disertakan ke sekretaris komisariat untuk keperluan dokumentasi. Salah satu hasil dokumentasi kegiatan komisariat misalnya salah satu foto yang mewakili kegiatan diharapkan diberikan ke sekretaris regional untuk mendukung dokumentasi tingkat regional.

c. proposal kegiatan

Format Laporan Keuangan ( selain dilaporkan ke sekretaris juga disampaikan ke bendahara regional)

i. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk income statement

Format Minimum Proposal Kegiatan

i. Latar Belakang/Dasar Pemikiran/Pendahuluan

ii. Nama dan Bentuk Kegiatan

iii. Tujuan Kegiatan

iv. Waktu dan Tempat

v. Peserta

vi. Rincian Dana/Anggaran Dana

vii. Susunan Kepanitiaan

viii. Penutup

· Format proposal kegiatan di atas bukanlah format baku, untuk itu sub-bagian dalam proposal dapat disesuaikan dengan jenis dan skala kegiatan. Selain itu proposal dapat dibuat sesuai dengan kreatifitas panitia.

d. Setelah selesai kegiatan, file-file surat keluar, proposal, dll harap digabung dalam 1 file, dan disimpan dalam folder masing-masing komisariat yang bersangkutan setelah dilaporkan ke sekretaris regional (hanya dalam bentuk list). Untuk kegiatan tingkat regional file-file surat keluar, proposal, dll disimpan oleh sekretaris regional.

e. Inventaris FoSSEI.

Untuk lebih memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan, baik pengurus lama maupun pengurus baru yang mengetahui keberadaan inventaris FoSSEI Jateng harap melapor ke sekretaris untuk didata.

f. Pada akhir kepengurusan setiap komisariat wajib menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban, Laporan kegiatan dan Laporan Keuangan selama satu periode kepengurusan. yaitu pada Musyawarah Regional yang terakhir.

g. Pada Akhir kepengurusan Koordinator Regional memberikan laporan pertanggungjawaban pada peserta Musyawarah regional yang terakhir.

4. Prosedur Musyawarah

Musyawarah Regional/ Komisariat

a. Agenda harus jelas

b. Waktu dan tempat harus sudah pasti (sudah ditentukan sebelumnya)

c. Mengisi absensi

d. Mematuhi tata cara rapat

e. Batas waktu untuk akhwat tidak melebihi Pk. 23.00 WIB

f. Mengisi Minutes Meeting (notulensi)

Adapun tata cara rapat adalah sebagai berikut:

a. Pembukaan : Tilawah dan tausiah

b. Lay out : ikhwan di depan, akhwat di belakang (pemimpin ikhwan)

c. Penutupan : Doa

5. Komunikasi

a. Chating

Jenis Chating	Pengambil Keputusan	Waktu	Peserta
Chating PH	Koreg	Hari Minggu, minggu pertama, Pk. 20.00	PH Regional
Executive Board	Koreg/Sekreg/Benreg	Hari Minggu, minggu kedua, Pk. 20.00	Koreg/Sekreg/Benreg dan seluruh ketua KSEI se-Jawa Tengah

b. SMS

NB : Untuk komisariat yang terdapat banyak KSEI, PJ informasi bisa di share kan dengan PH region yang berkedudukan di Komisariat yang bersangkutan dan Koreg.

c. Email

Untuk lebih mengefektifkan komunikasi melalui email maka setiap KSEI dan ketua KSEI wajib mendaftarkan emailnya ke milis fossei jateng.

6. Pelaksanaan program kerja

Jenis program kerja :

a. Rutin/continue

b. Insidental

Standar Minimun Struktur Kepanitiaan

Pelindung	:	Ketua MES masing-masing komisariat
Pembimbing	:	Anggota MES
Penanggung Jawab	:	Presidium Nasional Koordinator Regional Jateng
Ketua Pelaksana	:	------
Sekretaris	:	------
Bendahara	:	------
Koordinator Sie. acara	:	------
Logistik	:	------
Pubdok	:	------
Perizinan	:	------
Marketing	:	------

7. Delegasi

Setiap pendelegasian KSEI ke acara Regional FoSSEI terdiri dari :

a. Delegasi Wajib, yaitu Ketua KSEI

b. Delegasi Tetap, yaitu anggota muda KSEI yang diproyeksikan akan menjadi delegasi tetap selama satu tahun kepengurusan (minimal 1 orang). Delegasi tetap sekaligus menjadi agen KSEI masing-masing untuk kepentingan informasi (perkembangan dan hambatan) KSEI ke FoSSEI atau sebaliknya.

c. Delegasi tambahan, yaitu delegasi diluar a dan b yang jumlahnya tidak dibatasi.

8. Pendampingan KSEI

Pendampingan KSEI bertujuan untuk mendampingi aktivitas KSEI yang masuk kategori KSEI yang belum establish. Kategori KSEI sendiri dibagi menjadi :

a. KSEI dengan kondisi establish, dengan kriteria :

-

-

-

b. KSEI dengan kondisi sedang, dengan kriteria :

-

-

-

c. KSEI dengan kondisi belum establish, dengan kriteria :

-

-

-

Alur Pendampingan :

1. Departemen Litbang memberikan surat rekomendasi yang ditandatangani koreg kepada KSEI yang establish untuk melaksanakan program pendampingan.

2. KSEI menujuk salah seorang anggotanya untuk melaksanakan program pendampingan, yang selanjutnya mempunyai status pendamping KSEI.

3. Pendampingan KSEI bisa dilakukan dalam bentuk pemberian informasi kepada KSEI yang belum establish sampai pembuatan kegiatan di KSEI tersebut yang bisa kerjasama dengan KSEI dengan format kerjasama maupun dengan komisariat.

4. Pendamping KSEI wajib melaporkan hasil pendampingannya setiap dua bulan sekali yang meliputi hambatan dan perkembangan kepada departemen litbang.

5. Waktu pelaksanaan adalah setelah SOP FoSSEI regional Jawa Tengah selesai.

9. Pertolongan Pertama Pada KSEI

-

-

-